Servicedesk

Sitzungsmanagement

Papierberge - Nicht mit uns!

Irgendetwas stimmt nicht: anstelle eines aufgeräumten, fast papierlosen Büros türmen sich auf dem Schreibtisch des Stadtoberhauptes Papierberge, soweit man blicken kann. Aber wohin mit dem ganzen Papierkram? Das betrifft nicht nur Arbeitsunterlagen der laufenden Verwaltung, auch die Unterlagen zu den jeweiligen Gremien befinden sich in Bergen von Papier. Um Bürger und Verwaltungsmitarbeiter besser erkennen zu können hilft nur eins: aufräumen, ausmisten und DIGITALISIEREN!

Unsere Lösung für Sie:

more! rubin Sitzungsdienst: und die Papierberge zur Gremienarbeit verschwinden. Sitzungen, Beratungen und Versammlungen, welche die Gremienarbeit einer kommunalen Verwaltung bestimmen, werden in eine entsprechende Softwareanwendung gepackt. Mit more! rubin Sitzungsdienst können Sie Ihren gesamten Sitzungsdienst abwickeln. Das Programm unterstützt Sie bei der zentralen und dezentralen Erstellung von Sitzungsvorlagen, Sitzungseinladungen, Protokollen bis hin zur Beschlusskontrolle und der Sitzungsgeldabrechnung. Das Ratsinfosystem als Modul des Programmes unterstützt Sie außerdem bei der Recherche von Sitzungsunterlagen. Also: Papierberge adé!

Ihre Vorteile:

  • ein leistungsstarkes System für die Abwicklung aller Gremienaufgaben
  • mehr Transparenz im Sitzungsdienst und in der politischen Außenwirkung
  • nahtlose Integration in bestehende Workflows
  • zentrale und dezentrale Erfassung von Vorlagen
  • schnelle und einfache Sitzungsgeldabrechnung
  • elektronisches Freigabe- bzw. Mitzeichnungsverfahren
  • Versand sämtlicher Unterlagen per Post und/oder E-Mail
  • komfortabler Druckmanager zum einfachen Anlegen von Sitzungsmappen
  • Protokollbearbeitung mit Beschlusserstellung und Beschlussauszügen
  • Schnittstellen zu Fachverfahren (z. B. Abrechnung von Sitzungsgeld mit Übergabe der SOLL-Stellung in das kommunale Finanzverfahren)

  • Protokoll und Beschlusskontrolle

    Nach der Sitzung ist die Gremienarbeit jedoch nicht zu Ende. Die Nacharbeit beginnt mit der Erstellung des Protokolls. Mit more! rubin fertigen Sie automatisch die gefassten Beschlüsse aus. Die entsprechenden internen und externen Informationen erfolgen direkt aus dem System. So leiten Sie komfortabel die Umsetzung in die Wege und kontrollieren den aktuellen Status. Mit Kontrolle im besten Sinne unterstützt more! rubin die Kommune und vereinfacht die effiziente Steuerung.

    Ihre Vorteile:

    • Beschlussauszüge werden automatisch dokumentiert.
    • Die zuständigen Stellen erhalten Nachricht über Aufgaben und Termine.
    • Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert und festgehalten.
    • Der aktuelle Stand der Bearbeitung ist jederzeit klar erkennbar.

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Ihre Ansprechpartner

Team Kundenmanagement

  • Protokoll und Beschlusskontrolle

    Nach der Sitzung ist die Gremienarbeit jedoch nicht zu Ende. Die Nacharbeit beginnt mit der Erstellung des Protokolls. Mit more! rubin fertigen Sie automatisch die gefassten Beschlüsse aus. Die entsprechenden internen und externen Informationen erfolgen direkt aus dem System. So leiten Sie komfortabel die Umsetzung in die Wege und kontrollieren den aktuellen Status. Mit Kontrolle im besten Sinne unterstützt more! rubin die Kommune und vereinfacht die effiziente Steuerung.

    Ihre Vorteile:

    • Beschlussauszüge werden automatisch dokumentiert.
    • Die zuständigen Stellen erhalten Nachricht über Aufgaben und Termine.
    • Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert und festgehalten.
    • Der aktuelle Stand der Bearbeitung ist jederzeit klar erkennbar.

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  • fachliche Betreuung
  • Installations- und Konfigurationsleistungen
  • Qualifizierte Verfahrenshilfen durch Hilfstexte und Handbücher
  • sicherer Betrieb des Ratsinformationssystems im Rechenzentrum

Haben Sie Interesse an Individualschulungen, dann sprechen Sie uns an!

 

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