KISA.Post

Macht die Digitalisierung bezahlbar

Die digitale Verarbeitung von Dokumenten kann die Verwaltungsarbeit schneller, einfacher und sicherer machen. Mit medienbruchfreier Arbeitsweise steigt die Effizienz und im Gegenzug sinken Kosten und Fehleranfälligkeit. Die Kommunen stehen nun vor der Aufgabe, den von der Politik geforderten Übergang von der papierbasierten zur elektronischen Arbeitsweise umzusetzen. Konventionelle Posteingangssysteme sind mehrheitlich auf Papierbearbeitung ausgelegt und verursachen hohe Kosten bei der Anschaffung und für jede gescannte Seite. Dabei ist es gerade für kleinere Kommunen mit beschränkten Mitteln von höchster Wichtigkeit, die verfügbaren Mittel für Digitalisierungsprojekte mit hoher Effizienz einzusetzen. Dafür benötigen sie eine preisgünstige Lösung, um sämtliche Posteingänge revisionssicher zu erfassen und weiter zu verarbeiten.

 

Unsere Lösung für Sie:

Mit KISA.Post gestalten Sie den Umstieg von der papierbasierten auf die elektronische Posteingangsbearbeitung unkompliziert und sehr preiswert. Individuelle Konfigurationen unterstützen eine flüssige und medienbruchfreie Arbeitsweise. Vereinfachen Sie Ihre Abläufe durch die Bündelung verschiedener Posteingangs- und Rechnungseingangskanäle (Papierpost, Email, Fax etc.)! Die Software kann sowohl gescannte als auch elektronische Dokumente verarbeiten. Die Schrifterkennungssoftware überführt beim Scannen Inhalte auf Papier in lesbare PDF-Dokumente. Anhand der eingelesenen oder vom Nutzer ergänzten Informationen erfolgt die Posteingangsregistratur. Damit haben Sie sämtliche eingegangenen Dokumente in Ihren elektronischen Prozessen zur Verfügung. KISA.Post leitet die digitalen Unterlagen nach Ihren Voreinstellungen an beteiligte Ämter und Abteilungen weiter. Auch mehrstufige Weiterleitungen, zum Beispiel mit vorheriger Kenntnisnahme durch den Bürgermeister und seinen Stellvertreter, können Sie unkompliziert einrichten.

 

Ihre Vorteile:

  • sehr günstiger Preis: einmalig bei Anschaffung zzgl. Wartung & Pflege
  • keine fallbezogenen Kosten für die Anwendung
  • Nutzung vorhandener Scangeräte ohne Kosten für neue Infrastruktur ist möglich
  • Prozessanalyse und Optimierung im Vorfeld ermöglichen Eingehen auf Kundenwünsche und nahtlose Integration in verwaltungsspezifische Abläufe

Das Verfahren bietet Ihnen:

  • Texterkennung und automatische Metadatenerfassung (Rechnungsnummer, Betrag, usw.)
  • Validierung der erfassten Daten durch farblich auffällige Hervorhebung und Hinweisen bei nicht aufgelösten Konflikten
  • Zuordnung zu Adressen aus dem Adressbuch
  • verschiedene Geschäftsgangmuster nach Ihren Bedürfnissen
  • Import und Verarbeitung elektronischer Rechnungen (ZUGFeRD-Format u. a.)
  • individuell anpassbar mit kundenorientierter Weiterentwicklung

Ihr Ansprechpartner

Lars Lubjuhn
Leiter Bürgerservices und Personalwesen

Rückscan:
Aus VIS erzeugte, unterschriebene Postausgänge, werden eingescannt und dem Ursprungsdokument zugeordnet.

Anlagen:
Kennzeichnung von Anhängen zu einem Dokument durch Anlagenbarcodes

  • vorbereitende Prozessanalyse und Beratung zur Prozessoptimierung
  • Unterstützung bei der Einrichtung der Scansoftware
  • Beratung zu Prozessen und Ablagestrukturen
  • Beratung zu den Themen E-Rechnung und ersetzendes Scannen