Elektronische Poststelle - die zentrale und kosteneffiziente Postausgangslösung

Bescheide, Mahnungen, Informationssendungen, Anhörungen und Bußgeldbescheide... die Liste der zu bearbeitenden Dokumente ist lang und die Menge der ausgehenden Briefe entsprechend groß. Noch größer ist die Arbeitszeit, die Ihr Personal für die Bearbeitung des Postversandes aufwenden muss. Zeit, die für die Erledigung relevanterer Aufgaben verloren geht und die wir Ihnen gerne zurückgeben möchten!

Aktuelle Herausforderungen im Postversand

  • Drucken, Falten und Kuvertieren bindet Zeit und Personal
  • Mitarbeiter sind durch die zahlreichen Gesetze und Vorschriften einem hohen Anspruch ausgesetzt 
  • Kosten für die Anschaffung von Drucker, Toner, Papier, Briefumschläge etc. entstehen

Unsere Lösung für Sie: EPS - Elektronische Poststelle

EPS mit VIS-Anbindung - schnell, einfach, unkompliziert

  • über das Fachverfahren werden Dokumente im VIS abgelegt, mit Metadaten versehen und anschließend werden diese Dokumente vom VIS an die EPS automatisch übertragen
  • ohne angebundenes Fachverfahren findet ein dialoggesteuerter Versand von Dokumenten aus dem VIS heraus statt 

 

EPS kann auch ohne VIS-Anbindung genutzt werden

  • angebundene Fachverfahren und Nutzer stellen Word- oder PDF-Dokumente bereit
  • je nach Fachverfahren fügen sie Zahlscheine hinzu oder behandeln die Sendung als Postzustellungsauftrag (PZA)
  • der EPS-Client überprüft die Dokumente und überträgt sie verschlüsselt ins Rechenzentrum
  • der Druck erfolgt in Graustufen auf einem weißem A4-Papier
  • es werden Kuverts mit Fenster verwendet und wahlweise DV- oder klassisch frankiert
  • abschließend erhalten die Nutzer eine automatisierte Rückmeldung zum Versandstatus

Ihre Vorteile:

Die Elektronische Poststelle zentralisiert, vereinfacht und automatisiert einen großen Teil der Prozesse und Arbeitsschritte im Postversand. Das bedeutet für Sie einen hohen Zugewinn an Effizienz.

Details

  • Mitarbeiter können sich auf die Kernaufgaben der Verwaltung konzentrieren
  • erhebliche Einsparung an Personalaufwand für Druck, Kuvertierung und Versand von Ausgangspost
  • Zeitersparnis durch elektronischen Postausgang
  • massiver Effizienzgewinn bei Massendruckerzeugnissen aus Fachverfahren und bei Serienbriefen ohne Unterschriftserfordernis
  • automatische Postausgangsregistratur in elektronischer Form
  • flexible Anbindung des EPS-Client an allen Arbeitsplätzen
  • Verarbeitung verschiedener Dateiformate (z.B. Word oder PDF)
  • gesicherte elektronische Übertragung ins Rechenzentrum
  • Einlieferung von Dokumenten rund um die Uhr möglich
  • Versand von Zahlscheinen und Postzustellungsaufträgen möglich
  • moderne Software ersetzt das Postausgangsbuch
  • Nachverfolgung des Verarbeitungsstatus je Sendung
  • Verarbeitung im BSI-zertifizierten kommunalen Rechenzentrum
  • Integration des analogen Versands in Ihre digitale Arbeitswelt
  • Portorabatt durch Massenverarbeitung im Druckzentrum
  • Elektronischer Postzustellungsauftrag (ePZA)– Papierlose und Zustellung der Postzustellungsurkunde

Ihr Ansprechpartner

Frank Uhlig
Leiter Technische Services