Elektronische Poststelle - die zentrale und kosteneffiziente Postausgangslösung

Drucken, falten, kuvertieren

In der Kommunalverwaltung ist die Bewältigung des Postaufkommens eine alltägliche Herausforderung. Bescheide, Mahnungen, Informationssendungen, Anhörungen und Bußgeldbescheide: Die Liste ist lang und die Menge der ausgehenden Briefe entsprechend groß. Häufig sind es dreistellige Zahlen von Briefen, die täglich gefaltet und kuvertiert werden müssen. Dieser Aufwand bindet Zeit und Personal. Fachspezifische Gesetze und Vorschriften wie das OWiG und die Abgabenordnung regeln die gesetzlichen Fristen und die Notwendigkeit amtlich beurkundeter Zustellungen. Die einschlägige Gesetzgebung zum Datenschutz ist ebenfalls zu beachten. Der Schutzbedarf sensibler Daten und die Vertraulichkeit von Informationen bedeuten ebenso zusätzlichen Aufwand im Postwesen. Dieser hohe Anspruch legt es nahe, für kommunale Verwaltungen eine zentrale, sichere und kosteneffiziente Lösung zu entwickeln.

 
Zentralisierung, Vereinfachung und Automatisierung

Die Elektronische Poststelle zentralisiert, vereinfacht und automatisiert einen großen Teil der Prozesse und Arbeitsschritte im Postversand. Das bedeutet für Sie einen hohen Zugewinn an Effizienz. Die Nutzung der Elektronischen Poststelle ermöglicht Ihren Mitarbeitern, sich auf die Kernaufgaben der Verwaltung zu konzentrieren.

Die angebundenen Fachverfahren und Nutzer stellen Dokumente im PDF-Format bereit. Je nach Fachverfahren fügen Sie auch Zahlscheine hinzu oder behandeln die Sendung als Postzustellungsauftrag (PZA). Der EPS-Client überprüft die Dokumente und überträgt sie verschlüsselt ins Rechenzentrum.

Der Druck erfolgt in Graustufen auf weißem A4-Papier. Es werden Kuverts mit Fenster verwendet und wahlweise DV- oder klassisch frankiert. Abschließend erhalten die Nutzer eine automatisierte Rückmeldung zum Versandstatus. Nutzen Sie die Funktion auch als unkomplizierte Postausgangslösung für Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem VIS!

Ihr Ansprechpartner

Frank Uhlig
Leiter Technische Services

Ihre Vorteile:

  • erhebliche Einsparung an Personalaufwand für Druck, Kuvertierung und Versand von Ausgangspost
  • massiver Effizienzgewinn bei Massendruckerzeugnissen aus Fachverfahren und bei Serienbriefen ohne Unterschriftserfordernis
  • automatische Postausgangsregistratur in elektronischer Form
  • flexible Anbindung des EPS-Client an alle Arbeitsplätze
  • Verarbeitung verschiedener Dateiformate (z.B. Word oder PDF)