Mobile Endgeräte haben heute einen festen Platz in fast allen Lebensbereichen. Es gibt viele Gründe, die Vorteile leistungsfähiger, mobiler Tablets auch für die Gremienarbeit nutzbar zu machen. Tablets sind vielseitig und für jeden leicht zu bedienen. Sie sind ideal geeignet, um digitale Gremienarbeit noch mobiler und flexibler zu machen. Dafür gibt es DiPolis, die Tablet-App für die Digitalen Politischen Infosysteme von more! rubin. Mit DiPolis hat jedes Gremienmitglied die gesamten Sitzungsunterlagen aktueller und früherer Zeiträume immer und überall verfügbar. Das interne Ablagesystem und die Authentifikation beim Start der App schützen die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff.

Übersichtlich und mit einem Fingerwisch lassen sich Sitzungsunterlagen zeit- und ortsunabhängig anzeigen, ordnen und bearbeiten. Durch den integrierten PDF-Viewer werden keine weiteren Apps benötigt. Blättern Sie durch die komplette Sitzungsmappe oder springen Sie gezielt auf einzelne Seiten. Hinterlegen Sie eigene Kommentare und handschriftliche Anmerkungen. Ausgewählte Textbereiche markieren Sie mit der Textmarker-Funktion in verschiedenen Farben. Ein Highlight für die komfortable Bedienung ist die Suchfunktion: Alle Kommentare, Notizen, Anmerkungen und Markierungen dienen auch als Suchkriterium. Ergänzungen in den Sitzungsmappen werden gespeichert und stehen auch ohne Internetzugang offline zur Verfügung.

Der Druckmanager unterstützt Sie in der Vorbereitung und im Druck der Sitzungsunterlagen und spart Ihnen damit wertvolle Arbeitszeit: Langwieriges Kopieren, manuelles Sortieren und aufwendiges Zusammenlegen von Papierbergen gehören der Vergangenheit an. Durch individuelle Zuordnung von Druckgruppen pro Person und Gremium erhalten alle Sitzungsteilnehmer die persönlichen Unterlagen auf Knopfdruck.

Angezeigte Unterlagen erhalten eine persönliche Markierung der jeweiligen Nutzer: Der PDF-Stempel von more! rubin fügt in Dokumente und Anlagen ein Wasserzeichen der angemeldeten Mandatsträger ein. Die persönliche Kennung der Dokumente fördert den bewussten Umgang mit sensiblen Daten. Sie steigert die Hemmschwelle zur unberechtigten Weitergabe an Dritte. Selbstverständlich wird das Wasserzeichen auch beim Ausdruck aufgebracht. Die Markierung durch den PDF-Stamper erfolgt bei allen im Sitzungsdienst erstellten PDF-Dokumenten. Sie kommt auch bei Anlagen zum Einsatz, die im JPG-Format oder als unverschlüsselte PDF hinterlegt wurden.

Nach der Sitzung ist die Gremienarbeit jedoch nicht zu Ende. Die Nacharbeit beginnt mit der Erstellung des Protokolls. Mit more! rubin fertigen Sie automatisch die gefassten Beschlüsse aus. Die entsprechenden internen und externen Informationen erfolgen direkt aus dem System. So leiten Sie komfortabel die Umsetzung in die Wege und kontrollieren den aktuellen Status. Mit Kontrolle im besten Sinne unterstützt more! rubin die Kommune und vereinfacht die effiziente Steuerung.

Ihre Vorteile:

• Beschlussauszüge werden automatisch dokumentiert.
• Die zuständigen Stellen erhalten Nachricht über Aufgaben und Termine.
• Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert und festgehalten.
• Der aktuelle Stand der Bearbeitung ist jederzeit klar erkennbar.

Rats- und Bürgerinformationssystem

Für zahlreiche Daten und Dokumente ist die Veröffentlichung im Internet sinnvoll. Dabei kann die Kommune gezielt steuern, welche Informationen dem jeweiligen Adressatenkreis zur Verfügung stehen: Intern für Mitarbeiter und für Mandatsträger, extern für Bürger und die allgemeine Öffentlichkeit. Das detaillierte Rechte- und Rollensystem ermöglicht maximale Steuerungsmöglichkeiten und gewährleistet den vorgeschriebenen Datenschutz. Im internen, passwortgeschützten Bereich legen Mandatsträger ihre individuelle Informationszentrale „Mein RIS“ an. Auf einen Blick erhalten sie dort eine Übersicht über alle anstehenden Termine und neu eingestellten Sitzungsunterlagen. Eine zeitaufwendige Suche nach bestimmten Dokumenten entfällt und der Kommunikationsaufwand verringert sich deutlich.

weitere Vorteile:

• Fügen Sie aus ausgewählten Dokumenten persönliche Sitzungsmappen zusammen, inklusive Seitennummerierung und Inhaltsverzeichnis. Die Mappen laden Sie als PDF herunter. Offline-Bearbeitung ist möglich.
• Markieren Sie Favoriten (Sitzungen, Vorlagen, Beschlüsse) und greifen Sie ohne Umwege darauf zu.
• Erstellen Sie eigene Notizen zu Tagesordnungspunkten und geben Sie diese für ausgesuchte Sitzungsteilnehmer oder Fraktionskollegen frei.
• Binden Sie Ihr persönliches Wasserzeichen auf allen Unterlagen ein.
• Bleiben Sie mit aktivierten RSS-Feeds ständig aktuell informiert.

Mit dem RIS-Menü-Editor erstellen Sie individuelle Menüpunkte innerhalb des Ratsinformationssystems. Diese erweitern Sie nach Belieben einfach um weitere Untermenüpunkte und Inhalte: Auf diese Weise veröffentlichen Sie komfortabel relevante Satzungen und ähnliche Dokumente.

Im integrierten Sitzungskalender haben die Mitarbeiter aktuelle Termine und anstehende Aufgaben nach dem Programmstart sofort im Überblick.

Ist die Software nicht im Einsatz, stehen alle Termine zeit- und ortsunabhängig auch im Webkalender zur Verfügung. Für komfortable Unterstützung und sichere Workflows sorgt der integrierte Terminassistent: Die Funktion erinnert per Mail selbsttätig an Fristen und Wiedervorlagen. So gerät nichts in Vergessenheit.