Synergien und kommunaler Erfahrungsaustausch in eAkte-Projekten

Zum Ende des Jahres 2019 gestartet und mit Fördermitteln des Freistaates Thüringen unterstützt, steht die KISA als Partner und Dienstleister mehreren Landkreisen und Städten zur Seite. Schwerpunkte bilden dabei u. a. grundsätzliche Themen zum Aufbau einer digitalen Infrastruktur von der Posteingangsdigitalisierung bis hin zu weitsichtigem Einbeziehen der Anforderungen der späteren Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten.

Die erste Projektgruppe aus den Landkreisen Altenburger Land, dem Saale-Orla-Kreis, dem Weimarer Land und der Stadt Weimar, die in die Projekten eine Vielzahl von Teilprojekten umsetzt, sind auch der Saale-Holzland-Kreis, der Landkreis Gotha, sowie die Stadt Gera  unter der wissenschaftlichen Begleitung der Dualen Hochschule Gera- Eisennach (DHGE) beteiligt. Ziel ist neben den Ergebnissen für die eigene Verwaltung, ganz bewusst auch Synergieeffekte zu nutzen und Nachnutzungspotentiale für jeden einzelnen zu generieren. Dazu findet regelmäßiger und intensiver Austausch in der Projektgruppe zu Teilprojekten wie zum Beispiel dem digitalem Rechnungsworkflow, der Umsetzung der internetbasierten Kfz-Zulassung und Schnittstellen von ausgewählten Fachverfahren an das Dokumentenmanagementsystem VIS statt.

Eine zweite Projektgruppe aus mehreren Städten und Verwaltungsgemeinschaften ist derzeit noch im Prozess der Fördermittelbeantragung und wird intensiv bei den Projektplanungen unterstützt.

Erstes Treffen der Projektgruppe vor Ort 2021
Am 30.6.2021 fand an der DHGE in Gera nach längerer Zeit ein Projektgruppentreffen statt, das nicht pandemiebedingt online stattfinden musste. Ein intensiver, detailreicher Austausch über die erreichten Projektstände und die derzeit laufenden Teilprojekte, sowie Diskussionen über verschiedene fachliche Themen und Herangehensweisen prägten diesen Tag.

In den direkten Gesprächen wurde erneut deutlich, dass kein Konzept 1:1 von einer Verwaltung auf eine andere übertragen werden kann. Der wesentliche Aspekt ist vielmehr ein intensiver Wissensaustausch, genauere Beleuchtung verschiedenster Ansätze und eine partnerschaftliche Begleitung des Projektes, das diese gelebte Projektkultur ausmacht und  jeden Einzelnen schnell voranbringt. Die fachliche Bandbreite reicht dabei von digitalen Signaturkonzepten, Prozessmodellierung, Schnittstellen, OZG- Umsetzung, TR-RESISCAN-konformen Scannen, beBPo-Anbindung und virtuelle Poststellen bis zu prozessbasierten Teilprojekten wie interne Antragsprozesse und Vertragsmanagement.

Die Duale Hochschule Gera-Eisenach, die das Fördermittelprojekt wissenschaftlich begleitet, informierte in diesem Rahmen über interessante Studienangebote im Schwerpunkt „Digitales Verwaltungsmanagement“ und weitere geplante Zertifikatsweiterbildungen. Die Vielfältigkeit der Projekte zur Digitalisierung in den Verwaltungen erfordern ein breitgefächertes, fundiertes Wissen, das sich in den Studieninhalten der DHGE widerspiegelt. Die DHGE bietet zur Vorstellung des neuen dualen Studiums „Digitales Verwaltungsmanagement“ am Freitag, 16. Juli 2021, zwischen 10:00 und 11:30 Uhr eine Informationsveranstaltung an.

KISA unterstützt neben den Thüringer Projektgruppen den praxisorientierten Wissensaufbau der zukünftigen Verwaltungsmitarbeiter*innen.  Im Rahmen einer Gastvorlesung an der HTW Dresden konnte die Projektleiterin Frau Krauspe als Dozentin praxisnahe Informationen in die Lehre einbringen. Schließlich ist die Gewinnung von qualifiziertem Nachwuchs für die Verwaltungen von hoher Bedeutung.

Wissenstransfer und die Förderung des interkommunalen Austauschs ist sowohl in der Arbeit mit den verschiedenen kommunalen Projektgruppen, der Förderung des Nachwuchses bis hin zu den Veröffentlichungen in der Kommune21 und den PDV News ein wichtiges Anliegen der KISA.